Algemene voorwaarden.

1. Definities

• Wij: Ricover Media Group, tevens handelend onder de naam Creatieve Campagnes, KVK 61089583.
• Opdrachtgever: de partij die met ons een overeenkomst sluit of daartoe een offerte ontvangt.
• Content: alle door ons gemaakte of bewerkte werken, waaronder video, fotografie, ontwerpen, teksten, websites, advertenties en templates.
• Abonnement: een doorlopende dienst met een vast maandbedrag (zoals contentpakketten, beheer of begeleiding).
• Project: een eenmalige opdracht met een vaste prijs of prijsindicatie.
• Ruw materiaal: onbewerkte opnamen, projectbestanden en werkbestanden.
• Draaidag: een afgesproken dag of dagdeel waarop wij op locatie of in studio opnemen.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor al onze offertes, overeenkomsten en werkzaamheden, ook onder de naam Creatieve Campagnes of Ricover Media Group.

Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wijzen wij uitdrukkelijk van de hand.

Als een bepaling nietig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden en vervangen partijen de bepaling door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Wij sluiten uitsluitend overeenkomsten met partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

3. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijk of per e-mail akkoord, door ondertekening van de overeenkomst van opdracht, of doordat wij op verzoek van opdrachtgever met de uitvoering beginnen.

Kennelijke vergissingen of verschrijvingen in offertes binden ons niet.

4. Uitvoering en medewerking

Wij voeren opdrachten uit naar beste kunnen en met de zorg van een goed opdrachtnemer. Op onze diensten rust een inspanningsverplichting; resultaatsafspraken gelden alleen als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen (zoals de omschreven garanties in de offerte).

Wij mogen bij de uitvoering derden inschakelen (zoals freelancers en gespecialiseerde leveranciers); wij blijven daarbij het aanspreekpunt.

Opdrachtgever zorgt tijdig voor de benodigde medewerking: input, materialen, toegang tot locaties en accounts, en beschikbaarheid van afgesproken personen. Vertraging of extra kosten door het ontbreken daarvan zijn voor rekening van opdrachtgever.

Draaidagen verzetten en annuleren. Kosteloos verzetten kan tot 5 werkdagen vooraf. Bij annulering of verzetten binnen 5 werkdagen brengen wij 50 procent van de dagprijs in rekening; binnen 48 uur 100 procent. Bij buitenopnamen die door onwerkbaar weer niet door kunnen, verzetten wij eenmalig kosteloos in overleg. De kosten van derden zoals bedoeld in lid 5 vallen buiten deze regeling en blijven in alle gevallen verschuldigd.

Kosten van derden voor een draaidag. Voor een draaidag huren of boeken wij soms zaken en mensen in, zoals apparatuur, licht, studio's, locaties, decor, catering, styling, models, acteurs, voice-overs, reiskosten en freelancers. Wij doen dat pas nadat opdrachtgever de begroting daarvoor in de projectomgeving heeft goedgekeurd. Deze kosten belasten wij door tegen kostprijs plus 10 procent coördinatie, tenzij anders afgesproken.

Annulering en de kosten van derden. Wordt een draaidag geannuleerd of verzet, om welke reden dan ook en ook bij onwerkbaar weer, dan zijn de kosten van derden verschuldigd voor zover wij die niet kosteloos kunnen annuleren. Wij spannen ons in om kosteloos te annuleren en tonen op verzoek de facturen of annuleringsvoorwaarden van die derden.

Wat opdrachtgever aanlevert op de draaidag. Levert opdrachtgever een afgesproken locatie, product, voertuig, persoon of ander onderdeel op de draaidag niet, niet op tijd of niet bruikbaar aan, dan geldt dat als annulering binnen 48 uur.

Werken op locatie en zaken van opdrachtgever. Wij werken zorgvuldig op locatie. Toch kan er bij een productie schade ontstaan aan de locatie of aan zaken die opdrachtgever of een derde aan ons ter beschikking stelt, zoals inrichting, apparatuur, decor, producten en voertuigen. Opdrachtgever zorgt ervoor dat de locatie en de ter beschikking gestelde zaken normaal verzekerd zijn tegen schade en diefstal, met een dekking die ook geldt wanneer wij of door ons ingeschakelde derden die zaken gebruiken. Die verzekering gaat voor: opdrachtgever meldt schade eerst bij de eigen verzekeraar. Onze aansprakelijkheid voor schade aan zulke zaken is beperkt zoals bepaald in artikel 13.

Motorvoertuigen. Besturen wij op verzoek van opdrachtgever een voertuig van opdrachtgever of van een derde, dan gebeurt dat uitsluitend als voorafgaand aan de draaidag schriftelijk is vastgelegd dat het voertuig volledig casco verzekerd is, dat onze medewerker of ingeschakelde derde als bestuurder is meeverzekerd, en dat opdrachtgever en diens verzekeraar afzien van verhaal op ons, onze medewerkers en de door ons ingeschakelde derden, behalve bij opzet, bewuste roekeloosheid, rijden zonder geldig rijbewijs of rijden onder invloed. Hiervoor gebruiken partijen de voertuig- en locatieverklaring. Ontbreekt die vastlegging, dan rijden wij niet en filmen wij het voertuig stilstaand of met een bestuurder van opdrachtgever. Een eigen risico van de verzekering van opdrachtgever nemen wij voor onze rekening tot maximaal 1.000 euro per gebeurtenis.

5. Abonnementen

Abonnementen worden aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen, en zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand.

Abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd. Pauzeren is niet mogelijk; aanpassen van pakket of frequentie kan per de eerstvolgende maand in overleg.

Niet-afgenomen onderdelen binnen een maand (zoals een draaidag die opdrachtgever verzet tot buiten de maand) vervallen, tenzij anders afgesproken.

Wat het abonnement omvat. Wat een abonnement omvat staat in de offerte en de overeenkomst van opdracht: het aantal draaidagen, de deliverables per maand, de kanalen, het plaatsingsritme en het aantal correctierondes. Alles wat daarbuiten valt is meerwerk.

Meerwerk en uurtarief. Meerwerk voeren wij uit tegen het uurtarief dat in de offerte of de overeenkomst van opdracht staat. Staat daar geen tarief, dan geldt ons standaarduurtarief van 85 euro per uur, exclusief btw. Wij rekenen per begonnen kwartier, met een minimum van een half uur per melding. Verzoeken die minder dan 15 minuten kosten brengen wij niet in rekening.

Hoe wij meerwerk melden. Wij melden meerwerk vooraf in de projectomgeving, met een inschatting in uren, en voeren het pas uit na akkoord van opdrachtgever daar. Voor kleine verzoeken tot in totaal 250 euro per maand geldt een uitzondering: die voeren wij direct uit en specificeren wij op de eerstvolgende factuur.

Wat in ieder geval meerwerk is. Een vierde en volgende correctieronde per deliverable. Extra deliverables of extra kanalen. Werk dat wij opnieuw moeten doen doordat opdrachtgever eerder gegeven input, goedkeuring of richting wijzigt. Spoed op verzoek van opdrachtgever, waarbij oplevering binnen 48 uur een opslag van 50 procent kent. Deelname aan overleg, trainingen of evenementen die niet in de offerte staan.

6. Projecten, correctierondes en oplevering

Bij projecten geldt, tenzij anders overeengekomen: 50 procent bij opdracht, 50 procent bij oplevering.

Inbegrepen zijn drie correctierondes per deliverable. Aanvullende wijzigingen en meerwerk voeren wij uit tegen het uurtarief zoals bepaald in artikel 5 lid 5, na melding vooraf en akkoord in de projectomgeving.

Opdrachtgever beoordeelt opleveringen binnen 14 dagen. Zonder reactie binnen die termijn geldt het werk als geaccepteerd.

Feedbacktermijnen tijdens de uitvoering: 48 uur voor tussentijdse versies. Blijft reactie langer dan 5 werkdagen uit, dan mogen wij de planning opschuiven zonder dat dit ons kan worden toegerekend.

7. Prijzen en betaling

Betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Abonnementen worden vooraf betaald.

Bij te late betaling zijn wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Bij een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen mogen wij de werkzaamheden opschorten en geplande draaidagen laten vervallen tot betaling heeft plaatsgevonden.

Opdrachtgever mag betalingen niet verrekenen of opschorten.

Jaarlijkse indexering. Wij passen onze tarieven jaarlijks per 1 januari aan met de stijging van het consumentenprijsindexcijfer (CPI, reeks alle huishoudens) van het CBS, gemeten over de periode oktober tot oktober daaraan voorafgaand, met een minimum van 3 procent. Deze indexering is onderdeel van de overeenkomst en geeft geen recht op opzegging of ontbinding. Wij kondigen haar in december aan. Indexering vindt niet plaats binnen zes maanden na de ingangsdatum van de overeenkomst.

Verhoging boven de indexering. Willen wij tarieven verhogen boven de indexering van lid 4, bijvoorbeeld bij een gewijzigde scope of gestegen kosten, dan kondigen wij dat minimaal één maand vooraf aan. Opdrachtgever mag de overeenkomst in dat geval opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

Advertentiebudgetten (zoals Meta en Google) zijn altijd exclusief en worden bij voorkeur rechtstreeks door opdrachtgever aan het platform betaald.

8. Intellectueel eigendom en gebruik van content

Alle auteursrechten en overige rechten van intellectueel eigendom op door ons gemaakte content berusten bij ons, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Wat de licentie omvat. Na volledige betaling verkrijgt opdrachtgever een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, eeuwigdurende licentie om de opgeleverde content te gebruiken voor de eigen marketing en communicatie, via:

• de eigen sociale kanalen, organisch;
• advertenties op sociale kanalen vanuit de eigen advertentieaccounts;
• de eigen website en webshop;
• de eigen nieuwsbrief en interne communicatie;
• eigen presentaties en schermgebruik op de eigen locaties en beurzen.

Wat buiten de licentie valt. Buiten deze licentie vallen in ieder geval: televisie, radio, bioscoop en streamingreclame; buitenreclame en digitale schermen buiten de eigen locaties, waaronder abri, billboard en DOOH; betaalde advertenties in print; gebruik door of ten behoeve van andere ondernemingen, franchisenemers, distributeurs, leveranciers of merken; doorlicentiëren, doorverkopen of overdragen aan derden; gebruik in andere landen of talen dan afgesproken; en gebruik voor een ander merk of een andere handelsnaam dan die van opdrachtgever. Voor dit gebruik maken partijen vooraf een aanvullende afspraak over scope, duur en vergoeding. Wij werken daar graag aan mee; het gaat om de afspraak en de aanvullende licenties van derden, niet om een verbod. Twijfelt opdrachtgever of een gebruiksvorm binnen de licentie valt, dan legt zij die vraag vooraf aan ons voor.

Gebruik zonder afspraak. Gebruikt opdrachtgever content buiten de licentie zonder die aanvullende afspraak, dan melden wij dat eerst en geven wij gelegenheid het alsnog te regelen. Wordt dat niet binnen 14 dagen geregeld, dan is opdrachtgever een vergoeding verschuldigd van tweemaal het tarief dat wij voor dat gebruik gebruikelijk hanteren, met een minimum van 2.500 euro per werk per gebruiksvorm, onverminderd ons recht om het gebruik te laten staken en de daadwerkelijke schade en kosten te vorderen.

Bij einde van de samenwerking blijft deze licentie gelden voor alle opgeleverde en volledig betaalde content. Opdrachtgever mag die content dus gewoon blijven gebruiken. Voor content die niet (volledig) is betaald, geldt geen gebruiksrecht.

Ruw materiaal en werkbestanden blijven ons eigendom en worden niet geleverd, tenzij dit apart is overeengekomen tegen een vergoeding.

Overdracht van auteursrecht is mogelijk, maar alleen schriftelijk en tegen een aanvullende, vooraf overeengekomen vergoeding.

Aanpassen of doorbewerken van opgeleverde content door of namens opdrachtgever is toegestaan voor eigen gebruik binnen de licentie; wij zijn niet verantwoordelijk voor het resultaat daarvan en opdrachtgever brengt ons werk daarbij niet in diskrediet.

Portfolio: wij mogen opgeleverd werk en beeld van de samenwerking gebruiken voor onze eigen promotie (zoals cases, showreel en social media), tenzij opdrachtgever vooraf schriftelijk om vertrouwelijkheid vraagt; dan respecteren wij dat.

Onze werkwijzen, templates, presets en systemen blijven altijd van ons en vallen buiten iedere licentie.

AI-training: opdrachtgever gebruikt de opgeleverde content niet als trainingsmateriaal voor AI-modellen en stelt deze niet aan derden beschikbaar voor dat doel.

9. Licenties van derden en hulpmiddelen

Wij maken gebruik van materiaal en software van derden, waaronder muziek- en beeldbibliotheken (zoals Artlist en Envato) en productietools. De voor het overeengekomen gebruik benodigde licenties zijn bij de prijs inbegrepen.

Licenties van derden zijn doel- en kanaalgebonden. Gebruik buiten de overeengekomen scope (bijvoorbeeld een social-video later inzetten als tv-commercial) vereist vrijwel altijd aanvullende licenties; de kosten daarvan zijn voor opdrachtgever. Zie ook artikel 8 lid 3.

Wij mogen in het productieproces AI-ondersteunde hulpmiddelen inzetten (bijvoorbeeld voor beeldbewerking, geluid, varianten of effecten). Al het eindwerk wordt door mensen gecontroleerd. Waar AI-gegenereerd beeld een substantieel en zichtbaar deel van een eindproduct vormt, stemmen wij dit vooraf af.

Wij voeren geen vertrouwelijke gegevens van opdrachtgever in publieke AI-tools in.

10. Accounts, platformen en marketingtools

Waar mogelijk werken wij in accounts die eigendom zijn en blijven van opdrachtgever (zoals Meta Business Manager, Google Ads, TikTok, e-mail- en planningstools zoals PlanPosts). Opdrachtgever blijft eigenaar van die accounts, de advertentie-accounts en de daarin opgebouwde data.

Beheren wij tijdelijk iets via onze eigen omgeving, dan dragen wij toegangen en relevante bestanden bij het einde van de samenwerking over.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor beslissingen, storingen of wijzigingen van derde platformen, zoals afgekeurde advertenties, blokkades, bereikschommelingen of gewijzigde spelregels en algoritmes. Wij spannen ons wel in om gevolgen daarvan te beperken.

11. Samenwerking via Basecamp

De samenwerking verloopt via onze projectomgeving (Basecamp): planning, bestanden, feedback en berichten. Opdrachtgever krijgt hiervoor kosteloos toegang.

Materiaal en feedback gelden als aangeleverd wanneer ze in de projectomgeving staan. Afspraken buiten de omgeving om bevestigen wij daar, zodat er één waarheid is.

Inloggegevens, wachtwoorden en herstelcodes horen niet in de projectomgeving. Daarvoor geldt artikel 12 lid 4.

Bij het einde van de samenwerking bewaren wij het project nog 12 maanden en verwijderen het daarna, behalve wat wij wettelijk of voor onze administratie moeten bewaren.

12. Gegevens, privacy en geheimhouding

Partijen gaan vertrouwelijk om met elkaars bedrijfsinformatie en delen deze niet met derden, behalve voor zover nodig voor de uitvoering of wettelijk verplicht.

Verwerkersrol. Verwerken wij persoonsgegevens namens opdrachtgever (bijvoorbeeld e-mailadressen voor nieuwsbrieven, gegevens uit leadformulieren, of doelgroepdata in advertentieaccounts), dan zijn wij verwerker en is opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. In dat geval is de verwerkersbijlage bij deze voorwaarden van toepassing; die maakt deel uit van de overeenkomst en wordt door partijen ondertekend voordat wij met de verwerking beginnen.

Beveiliging. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen. Daaronder vallen in ieder geval: tweefactorauthenticatie op onze zakelijke accounts, opslag van inloggegevens in een wachtwoordmanager, toegang uitsluitend voor wie die nodig heeft, versleutelde opslag en back-up, en het intrekken van toegangen bij het vertrek van medewerkers, stagiairs en ingeschakelde derden.

Wachtwoorden en toegang. Toegang tot accounts van opdrachtgever regelen wij bij voorkeur via gedelegeerde toegang, zoals Meta Business Manager, een Google Ads-beheerdersaccount en TikTok Business Center. Daarbij worden geen wachtwoorden uitgewisseld en blijft opdrachtgever eigenaar. Is een wachtwoord onvermijdelijk, dan ontvangen wij dat uitsluitend via een beveiligde deellink van een wachtwoordmanager, en nooit per e-mail, chat, sms of in de projectomgeving. Bij het einde van de samenwerking trekken wij onze toegangen in en adviseren wij opdrachtgever de betrokken wachtwoorden te wijzigen.

Ruw materiaal en projectbestanden bewaren wij, inclusief back-up, tot 12 maanden na afronding of einde van de samenwerking; daarna verwijderen wij deze, tenzij anders overeengekomen. Eerder verwijderen kan op verzoek.

Datalek. Bij een datalek dat opdrachtgever raakt, informeren wij opdrachtgever zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij het lek hebben ontdekt, zodat opdrachtgever haar eigen meldtermijn van 72 uur kan halen.

Opdrachtgever staat ervoor in dat het gebruik van door haar aangeleverde gegevens en beelden (waaronder van eigen medewerkers, gasten en klanten) rechtmatig is, en regelt waar nodig toestemming en portretrecht. Wij ondersteunen daarbij met standaard toestemmingsformulieren op draaidagen.

13. Aansprakelijkheid

Beperking. Onze aansprakelijkheid, uit welke hoofde dan ook en dus zowel bij een tekortkoming in de nakoming als bij onrechtmatige daad, is beperkt tot directe schade. Voor zover wij voor het betreffende geval verzekerd zijn en onze verzekeraar uitkeert, is de aansprakelijkheid beperkt tot het uitgekeerde bedrag. Is er geen dekking of keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht en bij abonnementen tot maximaal drie maandbedragen, met een ondergrens van 2.500 euro en een bovengrens van 25.000 euro per gebeurtenis. Deze beperking geldt ook voor schade aan zaken van opdrachtgever of van derden die wij tijdens de productie onder ons hebben.

Wat is uitgesloten. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade. Daaronder valt in ieder geval: gevolgschade, gederfde omzet, winst of besparingen, reputatie- en imagoschade, schade door tegenvallende of uitblijvende resultaten van content of campagnes, schade door negatieve of onvoorziene reacties op gepubliceerde content, schade doordat content anders wordt opgevat dan bedoeld, verlies van data aan de zijde van opdrachtgever, en schade door beslissingen, storingen of wijzigingen van derde platformen.

Opdrachtgever vrijwaart ons voor aanspraken van derden die verband houden met door opdrachtgever aangeleverd materiaal of aangeleverde informatie, waaronder inbreuk op rechten van derden en onjuiste claims over producten of diensten.

Elke aanspraak vervalt 12 maanden na het moment waarop opdrachtgever met de schade bekend werd of had kunnen zijn.

De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

Goedkeuring en verantwoordelijkheid voor de inhoud. Opdrachtgever keurt content voor publicatie goed in de projectomgeving. Vanaf die goedkeuring is opdrachtgever verantwoordelijk voor de inhoud, de claims en de publicatie ervan, ook wanneer wij de content hebben bedacht en gemaakt. Opdrachtgever controleert daarbij zelf of uitspraken over eigen producten, diensten, prijzen, acties en resultaten juist zijn en of ze voldoen aan geldende regels, waaronder de Nederlandse Reclame Code, de regels voor prijsvermelding en de gedragscode voor promotionele kansspelen. Opdrachtgever vrijwaart ons voor aanspraken van derden die daarmee samenhangen.

Vrijwaring bij locaties en zaken. Opdrachtgever vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder locatie-eigenaren en verhuurders, die verder gaan dan de beperkingen in dit artikel, voor zover die aanspraken samenhangen met een locatie of zaak die opdrachtgever heeft aangewezen of geregeld.

Wie zich op dit artikel kan beroepen. De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden ook ten gunste van onze medewerkers, bestuurders en de door ons ingeschakelde derden.

14. Overmacht

Bij overmacht (waaronder ziekte van sleutelpersonen, storingen bij leveranciers of platformen, extreme weersomstandigheden en andere omstandigheden buiten onze invloed) mogen wij de uitvoering opschorten. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst voor het niet-uitgevoerde deel ontbinden, zonder schadeplicht. Reeds geleverd werk wordt afgerekend.

15. Opschorting en ontbinding

Wij mogen de overeenkomst opschorten of ontbinden als opdrachtgever haar verplichtingen niet nakomt (waaronder betaling), bij faillissement, surseance of stillegging van het bedrijf van opdrachtgever. Vorderingen worden dan direct opeisbaar. Al geleverd werk en gemaakte kosten blijven verschuldigd.

16. Wijzigingen en slotbepalingen

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende overeenkomsten kondigen wij wijzigingen minimaal één maand vooraf aan; bij een wezenlijke wijziging mag opdrachtgever opzeggen tegen de ingangsdatum.

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen partijen eerst aan elkaar voor om samen op te lossen; lukt dat niet, dan is de rechtbank Midden-Nederland bevoegd.